כלכלה וחשבונאות משפטית

כתובת: המרד 29, תל אביב
מייל: main@yifatbr.com

לשיחת ייעוץ חייגו

גניבה על ידי עובדים והוכחת נזק לחברת הביטוח

גניבת מלאי על ידי עובדים והוכחת הגניבה לחברת הביטוח

חברה הגישה תביעה לביטוח על חוסר במלאי וביקשה לקבל פיצוי על פי פוליסת ביטוח נאמנות עובדים. שמאי מטעם חברת הביטוח דחה את תביעת הנזק בטענה כי החוסר נובע מחוסר אמינות ברישומי המחשב של המלאי. נשכרתי על ידי החברה והפרכתי את דוח השמאי, והוכחתי כי לחברה נגרם נזק וכימתתי אותו.

חברת הביטוח קיבלה את חוות דעתי ופיצתה את החברה על פי הפוליסה.

רקע

בעת ספירת מלאי באחד ממחסני החברה נמצאה אי התאמה בין יתרות המלאי המנוהל במחשב החברה לבין המלאי כפי שנספר במחסן. גם בספירות מלאי חוזרות נמצא כי יש חוסר של פריטי מלאי ובעיקר של ציוד סחיר. החברה, על ידי מנהל העבודה ובעזרת חוקר פרטי ששכרה, בדקה את הסיבות האפשריות לחוסר במלאי וגילתה כי עובדים גונבים מלאי ומתקינים אותו באופן פרטי מחוץ למסגרת העבודה.

כמו כן, הגיעו לקוחות לקבלת שירות בתוקף האחריות וטענו ששילמו במזומן אולם החברה לא מצאה עדות לכך במסמכים בהם אמור היה להיות הרישום של התקנות אלו.

החברה ערכה בדיקה במחסנים האחרים והסתבר כי גם במחסן המרכזי ובמחסן נוסף יש חוסר במלאי. החברה ביצעה בסוף השנה ספירות מלאי במחסניה וביצעה חישוב של החוסר/עודף ומצאה כי קיים חוסר במלאי של כ- 800,000 ש"ח.

החברה פנתה לחברת הביטוח על מנת לקבל פיצוי בהתאם לפוליסת נאמנות עובדים. חברת הביטוח מינתה חברת שמאות לבדוק את הנזק. השמאי קיבל את טענת החברה כי בוצעה גניבה במחסניה, אולם לדעתו הגניבות הינן קטנות וכי קיימת בעיה של חוסר אמינות ברישומי המחשב של המלאי.
השמאי המליץ לחברת הביטוח לא להכיר בחישוב הנזק של החברה ולדחות את תביעת הביטוח.

סתירת חוות דעת השמאי

התבקשתי על ידי החברה לבדוק את חוות דעת השמאי ולראות אם יש ממש בטענותיו או שמא ניתן להוכיח כי החוסר במלאי אינו נובע מטעויות רישומיות אלא מגניבה של עובדים.

השמאי קבע כי בעסק המבוטח קיימת בעיה יסודית של אמינות רישומי הפעילות, הבאה לדבריו, לידי ביטוי בסעיפי המרווח של כל מסמך. מהו אותו מרווח אליו התכוון השמאי? כאשר במחסן מסויים יש פריטים בהם יש עודף ובאותו מחסן יש חוסר, תובעת החברה, ובצדק, את ההפרש בין שני הערכים הללו כחוסר.

השמאי עשה הפעולה החישובית הבאה, שאין בה כל היגיון כלכלי או חשבונאי. הוא חישב את ההפרש בין החוסר לעודף, קרא להפרש זה מרווח ועל סמך ממצאיו אלו הוא קבע בסיכום חוות דעתו, כי "המסקנה המתבקשת לפיכך כי קיימת ככל הנראה טעות רישומית בתחום שבין העודף לבין החוסר בגודל המרווח של סכום הערכים".

על סמך מסקנה זו קבע השמאי כי "חוסרים אלה רובם או כולם הינם תוצאה של פחת, רישום חסר ו/או רישום שגוי".

אני טענתי כי לשמאי יש כשל לוגי. העובדה כי בסיכום נתוני המלאי במחסן יש פריטים בהם יש חוסר, ופריטים בהם יש עודף, יכולה להעיד כי בעת רישום קבלת מלאי או הנפקתו נעשות טעויות רישום במספר הפריט. טעות במספר הפריט תיתכן בפריטים דומים, אשר ההבדלים ביניהם אינם מהותיים ביותר, וגם הפרשי המחיר ביניהם אינם גדולים. במצב זה, כאשר יש טעויות רישומיות הרי העודף בכמות בפריט אחד מתקזז מול החוסר בכמות בפריט אחר, והתוצאה המצטברת בכמות היא אפס או בסכום קטן מאוד.

על פי ההסבר הנ"ל, לאחר קיזוז החוסר והעודף, הטעויות הרישומיות הללו אינן משפיעות על החוסר נטו. המצב בחברה הינו שונה לחלוטין. מתוך דפי המלאי ראיתי כי יש הפרש ניכר בכמויות הפריטים החסרים, ולכן המסקנה היא כי החוסר נטו הקיים נובע ממלאי שנעלם מהחברה כתוצאה מפעילות בלתי מורשית, זאת בניגוד לחוות דעת השמאי.

לאחר שהפרכתי את חוות דעת השמאי כי החוסר במלאי נובע מטעויות רישומיות התבקשתי לכמת את החוסר במלאי.

מאחר ועל פי דיווחי החברה לא בוצעה כניסה ללא רשות (פריצה) למחסנים, החוסר יכול לנבוע מאחד או יותר המעשים הבאים שמבוצעים על ידי עובדים בחברה:

  • הוצאת סחורה באופן פרטי על ידי עובד ללא רישום במחשב, וללא תשלום התמורה לחברה.
  • מכירת סחורה במזומן ללקוח מזדמן של החברה, ללא דיווח לחברה וללא הנפקת קבלה/חשבונית, ולקיחת הכסף על ידי העובד.

כדי לאשר את ההנחה כי החוסר נובע מאחת מהסיבות הללו ניתחתי את שיטת ניהול המלאי בחברה על פי הנוהלים וכפי שבוצע בפועל.

תאור שיטת ניהול המלאי בחברה

מאז שנת 1998 החברה מנהלת את הנהלת החשבונות שלה וכן את מערכת המלאי באמצעות תוכנה ייעודית, מסוג ERP (Enterprise Resource Planning), של חברת התוכנה הגרמנית SAP.

כדי להוכיח כי בחברה שיטת ניהול המלאי מיושמת גם בפועל, ולא רק בתיאוריה, בדקתי את הרישומים של תנועות המלאי במערכת המחשב בכל אחת מהתחנות והשלבים השונים החל מיתרת הפתיחה דרך קבלת הסחורה ועד הניפוק והפקת חשבונית ללקוח.

כניסת תוצרת למחסן

  1. כניסה של פריטים מספקים חיצוניים מתבצעת אך ורק למחסן הראשי ללא קשר לאיזו תחנה מיועדת הסחורה.
  2. לאחר קבלת הסחורה במחסן הראשי וקליטתה הוא משמש כמחסן הפצה של החברה ומנפק את פריטי המלאי למחסנים האחרים לפי דרישתם.
  3. בשלב ראשון מבוצעת לספק הזמנת רכש באמצעות מערכת ה- SAP המכילה את הכמויות והמק"טים. תהליך הרכש יכול לנבוע מתוכנית עבודה של החברה או על פי דרישות שיוצאות ממחסן אחד או יותר, עקב דרישות לקוחות שאינן כלולות בתוכנית העבודה.
  4. בבדיקה שבצעתי נמצא כי בעת הוצאת הזמנת רכש, המונה (נומרטור) במחשב מפיק באופן אוטומטי מספר להזמנה. זהו ספרור רץ, שאינו ניתן לשינוי או ביטול על ידי עובדי החברה.
  5. לאחר שהספק אישר את ההזמנה הוא שולח את הסחורה למחסן המרכזי.
  6. עם הגעת הסחורה מהספק נבדק המשלוח מול תעודת המשלוח של הספק ומול הזמנת הרכש שבעבורה סופקה הסחורה.
  7. המחסנאי בודק כי כל הפריטים שהוזמנו בהזמנת הרכש אכן הגיעו למחסן וכי לא קיימים במשלוח פריטים שלא הוצאה בגינם הזמנת רכש.
  8. פריטים שאין בגינם הזמנת רכש פתוחה אינם יכולים להיקלט במחסן. במידה ואכן אותרו סטיות בין הזמנת הרכש לפריטים שהגיעו בפועל כגון, הכמות שהגיעה מהספק גדולה מהכמות הנקובה בהזמנת הרכש, לא תתבצע קליטה של הסחורה העודפת, והמחסן ייאלץ לקבל הוראות מחלקת הרכש כיצד לטפל בחוסר ההתאמה.
  9. לאחר שנמצאה התאמה בין ההזמנה לתעודת המשלוח/חשבונית של הספק מופק על ידי המחשב שובר קבלת טובין, המסופרר גם הוא באופן רציף ואוטומטי.
  10. בתום התהליך במחסן, שובר קבלת הטובין מועבר למחלקת הרכש והנה"ח, לביצוע התשלום לספק.
  11. במידה וכבר בשלב זה עובד המחסן אינו מבצע את ההתאמה כנדרש ולדוגמא רושם "קליטה" של פריטים במחסן שלא הגיעו בפועל הרי שמתרחשת מעילה בארגון על ידי עובד המהווה אירוע ביטוחי על פי הפוליסה.

הוצאת טובין מהמחסן הראשי למחסנים השונים:

השלבים השונים בהעברת הסחורה למחסנים השונים תלויים בסוג תחנת ההתקנה הסופית של הסחורה:
א. תחנות הרשת (זכיינים):
• הזמנת הלקוח מועברת למחסן הראשי דרך המשווק האזורי.
• ההזמנה מתקבלת על ידי פקידת המחסן אשר מקלידה את ההזמנה במערכת ה- SAP.
• מבוצע איסוף המוצרים על ידי המחסנאי על פי תעודת המשלוח המופקת ממערכת המחשב.
• הפקת חשבונית ממערכת ה- SAP ללקוח בהתאם לאיסוף על ידי המחסן.
• בדיקת התאמה כפולה + חתימה על ידי שני מחסנאים להתאמת המוצרים בחבילה לחשבונית שהופקה ואריזה.
• משלוח על ידי חברת שיגור.
• החתמת הלקוח המקבל את הסחורה על העתק החשבונית אשר חוזרת למחסן לתיוק.
ב. אתרי התקנות:
• יבואן מעביר מאולם התצוגה שובר התקנה:
א) מקור – למחסן מרכזי לתיוק.
ב) העתק – אתר התקנות לביצוע התקנה.
• בהתאם לשובר התקנה הפקידה במחסן מרכזי מקלידה את ההזמנה במערכת ה- SAP ומעבירה את תעודת המשלוח למחסן להכנת המוצרים.
• אתר ההתקנות מקבל את המוצרים, מבצע בדיקת התאמה, וחותם על גבי תעודת המשלוח.
• תעודת המשלוח החתומה מוחזרת למחסן המרכזי לתיוק.
• לאחר ההתקנה מעביר אתר ההתקנות את שובר ההתקנה בצירוף דיווח מק"טים וכמויות שהותקנו ברכב לפקידת היבואנים.
• פקידת היבואנים קולטת את השובר בודקת אותו מול השובר שתויק ומפיקה חשבונית בצירוף תעודת ניפוק מהמלאי מהמחסן הרלוונטי של היבואן.
• החשבונית נשלחת ליבואן לתשלום.

ג. סניפי החברה:
• מחסנאי בסניף מזמין מוצרים מהמחסן המרכזי.
• המחסן מנפיק תעודת משלוח ומכין את המוצרים למשלוח.
• כאשר מגיעה החבילה למחסן המזמין הוא מבצע התאמה של הסחורה שהתקבלה לתעודת המשלוח וחותם על תעודת המשלוח.
• העתק חתום מועבר למחסן המרכזי לתיוק.
בכל המקרים שתוארו לעיל, בעת הוצאת תעודת המשלוח ממערכת המחשב מתבצעת פקודה של העברה פנימית בין מחסנים בתוך החברה כך שמחסן אחד מחויב בסחורה בעוד שמחסן אחר מזוכה. בפועל העברת מלאי ממחסן למחסן בתוך החברה אינה משנה את כמות המלאי הכולל של החברה.
חישוב הנזק בחוות דעת זו בוצע לכלל מחסני החברה כך שהעברה בין המחסנים בתוך החברה מתקזזת ואינה משפיעה על המלאי הכולל של החברה.

הוצאת טובין מהמחסנים ללקוחות חיצוניים:

הליך הוצאת טובין מתחיל עם הזמנה של לקוח או שובר התקנה של יבואן.  ההזמנה מקבלת ספרור שוטף על ידי המחשב אשר אינו ניתן לשינוי. בהגיע מועד ניפוק הטובין מופק במחסן שובר ניפוק טובין, והמחסנאי מלקט במחסן את הטובין הנדרשים על פי השובר. עם סיום איסוף הטובין מופקת מהמערכת תעודת משלוח.

לפני הוצאת הסחורה מהמחסן ללקוח בודק המחסנאי כי כל הפריטים הנמצאים בחבילה שנשלחת מופיעים בתעודת המשלוח. על גבי תעודת המשלוח מוטבעת חותמת ובה מופיע המידע הבא:

"לקוח נכבד, באמצעות חותמת זו אנו מאשרים התאמת משלוח למסמכים"
המחסנאי האורז והמחסנאי הבודק חותמים על גבי האישור.
בעת מסירת הסחורה נחתמת תעודת המשלוח על ידי המקבל ומועברת להנה"ח להוצאת חשבונית.
מערכת ה- SAP מפיקה לפי דרישת איש מחלקת הנה"ח דוח חריגים המכיל את רשימת תעודות המשלוח ללקוחות שטרם הוצאו חשבוניות בגינם.
על מנת לוודא שרישומי היציאות של הסחורה ללקוחות נרשמו באופן מדויק ונכון פותח במערכת ה- SAP דוח אשר בו פורטו כל היציאות מהמלאי ללקוחות חיצוניים, מכל המחסנים, כאשר לכל רישום של יציאה מהמלאי אותרה החשבונית שהוצאה ללקוחות על ידי מחלקת הנה"ח.
בקובץ זה נבדקו על ידי שלמות ורצף הנתונים ( פרט ל- 24 מקרים חריגים מתוך כ- 20,000 תעודות משלוח בשנת 2001), נמצא כי בכל פעם שנרשמה במערכת ה- SAP תנועה של יציאת מלאי ללקוח חיצוני הופקה חשבונית לתשלום ללקוח במערכת.
אציין כי המקרים שבהם מצאתי שלא הוצאה חשבונית בגין תעודת משלוח מופיעים בדוח חריגים שוטף הנמצא בטיפול הנה"ח. מקרים אלו, על פי הנאמר לנו, קשורים בדרך כלל ללקוחות שפשטו רגל.

יתרות פתיחה

בוצעה בדיקה מדגמית של פריטים נבחרים במספר מחסנים.
מצאתי כי בוצעה ספירת מלאי בסוף חודש דצמבר 2000.
בספירת המלאי בתום שנת 2000 נמצאו הפרשים זניחים בין המלאי כפי שמופיע במחשב לבין המלאי הפיזי במחסנים.
בעקבות ספירת המלאי בוצעה התאמה של כמויות המלאי במחשב לספירות המלאי הפיזי במחסן.
אציין כי ספירת המלאי וההתאמה בוצעה בפיקוח רואה חשבון חיצוני של החברה.

יתרות סגירה

לצורך חוות דעתי חישבתי את יתרת הסגירה של הפריטים השונים במחסני החברה לסוף שנת 2001, בעזרת מספר קבצים שאינם תלויים זה בזה אשר נתקבלו ממערכת ה- SAP:

  • קובץ המכיל את יתרות הסגירה של שנת 2000 לאחר ביצוע התאמת מלאי למלאי הפיזי במחסנים.
  • קובץ המכיל את תנועות המלאי שתאריך הביצוע שלהם בשנת 2001. מתוך קובץ זה ביטלתי את התנועות של התאמות ספירת המלאי למלאי הפיזי.
  • ספירות המלאי במחסנים השונים בחברה.
  • בוצע חישוב לכל פריט ופריט על פי מספר המק"ט על מנת למצוא את יתרת הסגירה הצפויה במחשב (לפני התאמות מלאי) לסוף שנת 2001.
  • לצורך החישוב השתמשתי בקובץ יתרות פתיחה בתוספת תנועות כניסה של מלאי (כגון: רכישות, החזרות מלקוחות) ובניכוי תנועות יציאה של מלאי (כגון: מכירות, החזרות לספקים).
  • חישוב החוסר במלאי
  • את יתרת הסגירה שקיבלתי השוויתי לספירת המלאי במחסנים ומצאתי את ההפרש בין יתרת הסגירה הצפויה לבין המלאי בפועל במחסנים, ומצאתי את החוסר/עודף בגין הפריט ביחידות.
  • בכל פריט הכפלתי את ההפרש, אם היה, במחיר יחידה וקיבלתי את סך החוסר/עודף לכל פריט בשקלים חדשים. מחיר היחידה בו השתמשתי לצורך החישוב הוא מחיר היחידה בחודש יולי 2003.
  • סיכמתי את סך החוסר/עודף של כלל הפריטים בחברה והגעתי לחוסר של 862,509 ש"ח.

סוף טוב הכל טוב – חברת הביטוח קיבלה את חוות דעתי כי החוסר במלאי מקורו מפעילות בלתי מורשית של עובדים ולא נובע מטעויות רישומיות, כפי שקבע השמאי מטעם חברת הביטוח ופיצתה את החברה.